TecnoFor, un caso de éxito al implementar la minería de procesos: entrevista con Pablo Grueso

Process Mining o minería de procesos es una técnica que reconstruye los flujos de trabajo de las organizaciones a partir de la información recogida en los logs y bases de datos de los sistemas de información. Para muchas compañías, esta tecnología desempeña un papel clave en el apoyo a la actividad empresarial. Gracias a la minería de procesos las organizaciones pueden obtener capas de análisis totalmente nuevas y de gran impacto. 

El pasado 30 de junio de 2022, durante el TecnoFor ESM Day Pablo Grueso, CEO de TecnoFor, presentó en primicia el conector de Jira, resultado de la colaboración con Inverbis, que permite la conexión instantánea de tu Jira con la solución de Process Mining de Inverbis. Con ayuda de este conector es posible analizar los datos reales de los procesos en apenas unos minutos recopilando los datos que son necesarios, estructurándolos y preparándolos para una correcta visualización.

En una entrevista con Pablo Grueso, CEO de TecnoFor, se realizó un análisis del alcance del Process Mining, cómo ha mejorado los procesos de su organización, y cuáles son las oportunidades que ofrece la minería de procesos a las organizaciones.

 

Sois una consultora de inteligencia de procesos en la que la tecnología es el eje fundamental. Estáis empezando a emplear minería de procesos, ¿estáis orientados a la mejora o a la automatización? ¿Nos podéis contar algo más sobre vuestra forma de abordar los proyectos?

Pablo Grueso: Somos una consultora con más de 15 años de experiencia en el mercado y siempre hemos ido de la mano de la tecnología y los procesos. Es algo que nos define, y lo hemos ido madurando a la vez que iba madurando el sector. En base a ello hemos construido nuestro enfoque “Process Intelligence”, el cual, a modo de un modelo de madurez, nos permite situar la conversación con el cliente en el punto correcto del flujo. 

Si estamos hablando de una madurez muy baja, hay que comenzar identificando procesos y visualizando su flujo de trabajo. En una fase posterior hablaríamos de operativizar esos procesos sobre herramientas que nos ayuden a modelar comportamientos y que nos proporcionen datos que podamos analizar, como Jira. Obtener datos solo te proveerá de beneficios si los analizas y obtienes nuevos descubrimientos e ideas de mejora: aquí es donde entra para nosotros Inverbis y Process Mining. A partir de aquí, y en la medida en la que reducimos la variabilidad del proceso, podemos dar el salto a la robotización de procesos con RPA, o mejor dicho, a partes del proceso. Existe un error muy típico que es infravalorar la variabilidad en un proceso en el que interviene un humano, que son la mayoría.

¿Qué conseguís gracias a la minería de procesos que no se conseguiría con otra disciplina?

Pablo Grueso: La mayor parte de las empresas utilizan herramientas de workflow simplemente para ordenar el trabajo, para tener una fuente única donde tenerlo registrado y que no se pierda nada. Sin embargo hay una parte de las empresas que creen en la analítica de datos, en controlar la evolución y eficiencia de su negocio, utilizando los datos que ya tienen en su JIRA u otras herramientas. Lo que sucede es que hasta ahora el enfoque era exclusivamente de control manual de KPIs, diseñados con mayor o menor fortuna, o una analítica basada en Business Intelligence. Lo que sucede es que con un enfoque BI los datos que se cruzan suelen tener que ver con costes, con dedicaciones de esfuerzo a tareas, entre otros. Ese enfoque “olvida” al proceso.

Esto se ve mucho cuando trabajas con un cliente que tiene mentalidad Lean, y empiezas a hablar con él de Lead Time, Cycle Time y de variabilidad de proceso. Ahí te das cuenta que las herramientas no vienen preparadas para extraer esas métricas, y con un enfoque BI no es práctico ni visual hacer ese análisis. Justo aquí es donde entra Process Mining para nosotros, para aportar una capa de análisis totalmente nueva y de gran impacto para el cliente. 

En nuestra experiencia el grado de madurez en cuanto a gestión y mejora de procesos en muchos sectores es bajo: no están formalizados o tienen muchas partes no trazables. ¿Cómo trabajáis en este tipo de proyectos?

Pablo Grueso: Estoy totalmente de acuerdo en que, en las empresas aun falta mucha madurez en gestión de procesos, con alguna honrosa excepción. 

A pesar de que llevamos casi dos décadas insistiendo en ello, aun falta mucha concienciación de lo que es un proceso, y por qué es importante. Entre las empresas que solo se centran en “entregar como sea” y las que siempre tienen el agua al cuello por uno otro motivo, es muy difícil introducir un mindset que valore la construcción de un mapa de procesos y analizar donde poder conseguir eficiencias. Para los primeros es mucho más atractivo el sentimiento del héroe de estar siempre apagando fuegos, y para los segundos simplemente luchar por la supervivencia ya consume cualquier iniciativa de mejora. 

Por eso lo primero es seleccionar empresas que estén en disposición de implicarse en un proyecto de mejora de procesos, porque ya tengan el mindset adecuado o estén en una posición de adquirirlo fácilmente. Y después la clave es utilizar los datos que ya tengan, sin hacer cambios en sistemas ni en la organización, arrancar desde donde estén, aunque la granularidad sea alta, aunque la variabilidad no permita arrojar resultados concluyentes al principio.

Por muy mal que crea estar el cliente, siempre hay información valiosa y pistas de por dónde seguir investigando y mejorando. De ahí surgirán los cambios futuros, pero de una manera muy orgánica, por eso el mindset es fundamental. 

Parte de vuestro core es la aplicación de metodologías agile, ¿cómo aplicáis estos marcos y modelos de trabajo en entornos alejados del mundo del desarrollo, como marketing o comunicación?

Pablo Grueso: Hay mucha confusión en el sector respecto a lo que significa Agile, aun se confunde mucho con Scrum, o trabajar en sprints. Scrum ha sido un marco fundamental para la difusión del mindset Agile, porque sus dueños han sido los que mejor han sabido explicar su propuesta y crear una comunidad a su alrededor. Estoy convencido de que sin Scrum, Agile no habría llegado a ser mainstream. 

Ahora bien, la pena para los que trabajamos en procesos es que precisamente haya sido un marco de desarrollo iterativo e incremental de productos el que haya asumido el liderazgo, porque ha generado muchísima confusión. Muchísimas empresas se han lanzado a gestionar backlogs y hacer Sprint Plannings sin pararse a reflexionar si ellos construían producto u operaban un servicio, forzando Scrum para hacerlo encajar donde no cabía. Pero muchísimas más de la que imaginarías. 

Sin embargo, para adoptar un mindset Agile en empresas que no son de producto, hay muchas opciones, casi todas provenientes de Lean y el TPS (Toyota Production System), como Kanban. Hay quien discute que se pueda hablar de Agile en marcos anteriores a la firma del manifiesto, pero eso son debates de puristas académicos, que a mí me encanta tener, pero con una cerveza y no cuando estás ayudando a una empresa. 

Y para terminar, algo más sobre TecnoFor. Tenéis una política de iniciativa llamada “Mi Casa Es Tu Casa”, en la que cedéis parte de vuestro espacio para que otras empresas o personas usen vuestras instalaciones para eventos o para ir a trabajar. ¿Cómo surgió esta iniciativa de puertas abiertas? ¿Alguna anécdota interesante que compartir?

Pablo Grueso: Mi Casa es tu Casa es una iniciativa que tiene mucho que ver con quien es TecnoFor, en muchos planos.

Nosotros arrancamos como empresa en 2004, como centro de formación. Siempre hemos tenido unas oficinas céntricas y espaciosas, y desde 2012 tenemos un local muy representativo en el centro de Madrid, en plena Puerta de Alcalá, en planta calle, con vistas al Retiro. 

Cuando llegó la pandemia nos fuimos todos a casa, tanto compañeros como alumnos, de forma que el centro quedó prácticamente vacío. Cada vez que iba por la oficina a hacer algo, se me partía el alma de ver unas instalaciones como estas con eco. Pero los meses habían pasado, nos habíamos convertido en una empresa remota y los compañeros no iban a volver. Los alumnos se habían adaptado muy bien al remoto, de hecho seguíamos creciendo en ingresos, pero nuestra apuesta es que la formación presencial volverá antes de lo que creemos, por el componente experiencial y la calidad que aporta sobre el remoto, por lo que no queríamos desprendernos de nuestro local. Además, muchos exámenes siguen haciéndose presencialmente, necesitamos un espacio físico para operar. 

De forma que, si tienes un activo del que no te quieres desprender, pero que no estás utilizando en este momento, ¿qué mejor que ponerlo a disposición de la comunidad, de forma gratuita?

Esto va muy en línea con uno de los valores de TecnoFor: la empatía. Hay mucha gente que se ha quedado sin oficina por la pandemia, pero necesitan una sala puntualmente, o les agobia trabajar solos, o están de paso por Madrid. A esas personas les ofrecemos una solución, que a nosotros nos cuesta muy poco y a ellos les ayuda mucho. Ese es nuestro concepto de ayudar a la comunidad. 

Está disponible en nuestra web y ya hemos alojado multitud de iniciativas: meetups, presentaciones de varios libros, talleres, y reuniones. Solo pedimos a los invitados que se respete al resto de personas que están trabajando en la oficina.