La Vida Real de la Empresa

La Vida Real de la Empresa es un fantasma que, en secreto, encierra todo el desperdicio e ineficiencia de la ejecución de las operaciones.

Excel lo aguanta todo. No por sabido es menos real y tenerlo presente es más acuciante que nunca.

No todas las compañías tienen procesos documentados pero, si los tienen, estamos generalmente ante una formalidad que no funciona correctamente. Si los procesos no están documentados, el proceso existe aunque no sea evidente. En ambos casos, ignoramos cuánto es el coste de no realizar las cosas bien a la primera.

Los KPIs representan, usualmente, un dato de síntesis. Ahora que podemos medirlo todo, no es tan complejo disponer de datos que nos ofrecen indicadores que sí, son clave o críticos, pero al tratarse de síntesis no nos dan información de cómo se ha llegado a ellos. Es más, al desconocer cuál ha sido ese camino, asumimos márgenes de tolerancia para cumplir con el objetivo que se marca y aceptamos la ineficacia.

Los procesos no son procesos. Son cada ejecución individual que hacemos de ellos. Así, es posible que, en promedio, un KPI se cumpla. Pero, como toda distribución, nos hemos dejado los casos que están por encima y por debajo de ese promedio. ¿No puede ocurrir que lo que mejora el promedio sugiere que existe una forma de hacer mejor las cosas y que puede extenderse a más casos? ¿No es más cierto que lo que presenta un subdesempeño nos está dando el potencial de mejora?

La empresa fantasma la constituyen todas las repeticiones innecesarias y no deseadas de actividades y tareas que, por diversas razones, ejecutamos. O la corrección de errores y defectos que provienen de terceros o de nuestra propia organización: un proceso bien diseñado contemplará comprobaciones, chequeos, controles y nuevas ramas del proceso derivadas del resultado que evidencian el coste de la no calidad.

Esa es La Vida Real de la Empresa, la que no vemos: la que oculta el resultado final y que no nos informa de los costes reales de sacar adelante nuestro producto o servicio.

La minería de procesos es la herramienta más relevante que se ha construido para desentrañar la madeja de la empresa fantasma:

  • Porque descubre cuántas veces y en qué situaciones no se hace lo previsto
  • Porque saca a la luz la repetición de trabajos y actividades: ¿es necesario insistir en que repetir es haber hecho las cosas mal a la primera y un coste extra?
  • Porque podemos medir cuánto podemos mejorar: nuestra experiencia demuestra que en porcentajes altísimos los procedimientos no se ejecutan como estaba previsto y como incrementan el coste.
  • Porque podemos reducir la complejidad: ¿sabes que hay compañías que han detectado decenas de miles de variantes de la ejecución del mismo procedimiento? Obviamente, no estaban en el manual, pero cuando se hacen es porque la organización ha construido alternativas ante la ausencia de un método claro o de sistemas informáticos.

 

Gracias a la minería de procesos y otras técnicas, damos luz a La Vida Real de la Empresa, realizamos una indagación que proporciona información objetiva sobre qué acciones han resultado beneficiosas o perjudiciales en el desempeño de nuestros procesos y, entonces, poder actuar en consecuencia. La existencia de datos habilita este descubrimiento y nos permite generar un retorno directo de la inversión. Sólo hay que empezar, e InVerbis te ayuda a hacerlo.

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