Task Mining es una tecnología que funciona a nivel de escritorio y que permite que las empresas descubran y analicen las tareas de sus equipos en busca de oportunidades de automatización y mejora. En este post vamos a ver en detalle cómo funciona y cómo se relaciona con la minería de procesos.
Tener un mayor control de los procesos y las operaciones se ha convertido en una de las prioridades para muchas organizaciones de diferentes sectores. En la actualidad las compañías no solo han entendido la necesidad de implementar modelos de automatización inteligente, sino que también han descubierto la importancia de comprender cómo se manejan las tareas al monitorizar las interacciones de los usuarios.
Es por esto que el modelo de Task Mining ha empezado a ganar protagonismo, al ofrecer a las organizaciones la posibilidad de capturar datos de interacción del usuario, para que puedan analizar cómo sus empleados están haciendo el trabajo y cómo pueden hacerlo aún mejor.
Según Forrester, la Minería de Tareas ofrece información sobre cómo funcionan realmente una empresa y sus procesos, y ha madurado como tecnología separada del Process Mining. No obstante, los conocimientos son mucho más poderosos cuando se combinan las dos soluciones para proporcionar una imagen de extremo a extremo.
¿Qué es Task Mining o Minería de Tareas?
Task Mining (o en español, Minería de Tareas), es una tecnología que opera a nivel de escritorio, para que las organizaciones puedan descubrir y analizar las tareas que realizan los usuarios que forman parte de un proceso empresarial.
Para poder sacar provecho a esta tecnología, es necesario instalar una aplicación en cada escritorio de los usuarios que van a formar parte de la medición. Dicho software registra las interacciones del usuario, teniendo en cuenta las pulsaciones de teclas o los clics del ratón, entre otros elementos, y los combina con el reconocimiento de contexto para comprender cómo se ejecutan las tareas y las variaciones que existen entre los equipos.
Diferencias entre Task Mining y Process Mining
En palabras de John Wallace, responsable de desarrollo de negocio en Inverbis, conceptualmente se podría hacer una distinción en base simplemente a la granularidad. Por un lado, mientras el Process Mining se centra en construir los procesos hasta nivel 3 (actividad), el Task Mining bajaría hasta nivel de tarea y paso (niveles 4 y 5). Sin embargo, a nivel práctico, las dos técnicas tienen enfoques y funcionalidades específicas que las distinguen.
“Creo que hay fundamentalmente dos tipos de funcionalidades que caracterizan a las herramientas de Task Mining y que las de Process Mining no tienen. Por un lado está la capacidad de capturar las interacciones del usuario. En segundo lugar, y dado que la información generada de esta forma por los usuarios es mucho mas aleatoria y menos estructurada, es necesario contar con unas capacidades de contextualizar, reconocer, y limpiar estas capturas para que puedan ser útiles”.
John Wallace.
A su vez, Gartner define a la Minería de Tareas como un enfoque complementario a la minería de procesos, pues infiere información útil a partir de datos de eventos de bajo nivel disponibles en los registros de la interfaz de usuario o capturados a través de la visión por computadora.
Lo anterior deja ver que se perderían oportunidades de automatización si solo se utilizara la Minería de Procesos y se dejara de lado la Minería de Tareas. Muchas de las oportunidades de automatización destacadas por Task Mining son menos complejas que las capturadas a través de la minería de procesos.
«Creo que tal y como está el mercado actualmente, nos se puede decir que se hace Task Mining sin tener esas capacidades de captura y procesado de los datos, aunque las herramientas de Process Mining puedan utilizar estos datos (capturados y limpiados adecuadamente) para representar procesos a un nivel mayor de granularidad».
John Wallace
Beneficios de Task Mining
Uno de los principales beneficios que ofrece el Task Mining es la posibilidad de medir de forma individual los KPIs de los trabajadores. A través de un análisis de datos de las actividades que realice el usuario en su día a día, es posible hacer un seguimiento de la productividad de las tareas y tomar decisiones de mejora de procesos basadas en datos.
Otro beneficio importante que brinda el Task Mining es la detección de oportunidades de automatización dentro de la compañía. Por ejemplo, en el caso de que existan actividades manuales que son repetitivas y propensas a errores, la Minería de Tareas es capaz de identificarlas con facilidad, lo que crea una base ideal para la automatización.
Sin embargo, existen diferentes situaciones en las que el Task Mining no es especialmente útil para identificar oportunidades de automatización. Estas situaciones son aquellas en las que las actividades realizadas (que naturalmente tambien pueden ser manuales) dejan una huella digital en los sistemas que las soportan, y por tanto son candidatas ideales a ser analizadas con herramientas de Process Mining. Aquí se muestra nuevamente la complementariedad de ambas técnicas, que tienen aplicaciones concretas que se pueden combinar. Un ejemplo de aplicación conjunta serian las iniciativas en las que el objetivo es entender los procesos extremo a extremo, y donde se puede utilizar la Minería de Procesos para analizar el proceso global, y recurrir al Task Mining para cubrir cualquier gap en el mismo donde no haya un registro informatizado de las tareas que se realizan.
¿Cómo funciona y cómo hacer Task Mining?
La Minería de Tareas se realiza a través de algunos sencillos pasos. En primer lugar, las herramientas de Minería de Tareas registran las actividades de los usuarios para comprender cómo los empleados realizan sus tareas. La plataforma debe ser previamente instalada en el dispositivo del empleado, y recopila datos como clics, desplazamientos y otras acciones, incluidas marcas de tiempo y capturas de pantalla.
Mientras va capturando todos los elementos mencionados anteriormente, la herramienta de Task Mining puede aprovechar la tecnología OCR para comprender el contexto de la tarea. Para poder hacerlo de forma completa, el software recopila palabras, números y otros textos adicionales de la grabación y las capturas de pantalla capturadas durante la actividad del usuario.
Por otro lado, la plataforma de Task Mining puede valerse de técnicas de procesamiento de lenguaje natural para comprender mejor el contexto de las tareas y agrupar actividades similares. Esto permite que las herramientas entiendan acciones particulares para realizar una tarea específica.
Y finalmente, después de la agrupación, las actividades de los usuarios se relacionan con pasos específicos dentro de un proceso. Es en este punto donde se puede enlazar el análisis con la visión mas global que proporciona el Process Mining, dando contexto a los resultados del Task Mining y proporcionando una perspectiva mas rica que permita ampliar las oportunidades de mejora detectadas.
Ejemplos de Task Mining
Microsoft ilustra un claro ejemplo de uso de Task Mining en uno de sus documentos. La compañía aterriza esta tecnología en un centro de atención médica, que puede utilizar esta herramienta para registrar los procedimientos de registro de pacientes. De esta manera se puede hacer un análisis de cuáles son las actividades que llevan más tiempo, cuántas variaciones del proceso de registro hay y qué variaciones y acciones llevan más tiempo, entre otros temas.
Así mismo, entre los casos de uso más comunes de Task Mining se encuentran la mejora en la eficiencia de procesos y tareas; aumentar la satisfacción de clientes y empleados; descubrir el potencial de automatización y unificar variantes de proceso.
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