Lo que comúnmente se denomina compliance o cumplimiento con leyes y regulaciones es un requisito esencial para todas las empresas. Dada la creciente complejidad normativa y los riesgos que supone su incumplimiento, tanto reputacionales como económicos, cada vez es más crucial contar con una sistematización de su gestión de forma que se, realice un monitoreo y evaluación constante de las prácticas operativas para cumplir con los estándares exigidos..
El compliance es, además, un componente necesario de las prácticas de buen gobierno corporativo. Yendo más allá, si se pasaran por alto al principio del desarrollo de un producto o servicio tanto las reglas pertinentes como la forma de demostrar su cumplimiento (por ejemplo, trazabilidad) y se descubre más adelante en el flujo de trabajo, el tiempo y costo necesarios para poder solucionarlo pueden ser enormes. De ahí la importancia de implementar un sistema de gestión de compliance eficaz.
Qué es la gestión de compliance
La gestión de compliance es el proceso continuo de monitoreo y evaluación de los sistemas para garantizar que cumplan con las normas establecidas. Este conjunto de reglas incluye tanto requisitos regulatorios y legales externos, estándares de seguridad, así como las políticas y los requisitos normativos y corporativos.
Este proceso de gestión se vale de diferentes herramientas y procesos para detectar violaciones de cumplimiento y también para proteger a la organización de estas violaciones, evitando costarle a la empresa un daño considerable a la reputación y multas financieras elevadas.
Qué es un sistema de gestión de compliance
Un sistema de gestión de compliance (o compliance management) es un sistema integrado por documentos, procesos, herramientas, controles internos y funciones que tiene como objetivo facilitar a las organizaciones el cumplimiento de requisitos normativos y legales.
Además, el sistema de gestión de compliance también es capaz de minimizar los escenarios donde se puedan ver afectados los consumidores, debido a que impulsa el cumplimiento de la ley dentro de las empresas.
Con este sistema, las organizaciones pueden conocer, comprender e implementar lo necesario para cumplir con las normativas establecidas. Incluso, una empresa con un sistema de gestión de compliance puede verificar que sus empleados cumplan con sus responsabilidades.
Cómo crear un sistema de gestión de compliance
Para crear un sistema de gestión de compliance eficaz, es necesario contar con un director o un gerente de compliance, que conozca el proceso comercial de su empresa y pueda crear nuevas políticas y revisar las existentes.
Una vez se haya elegido al responsable del sistema de gestión de compliance, las organizaciones deben realizar una evaluación de riesgos exhaustiva, para identificar dónde podrían ocurrir fallas potenciales, cómo se ven, cómo prevenirlas y cómo corregirlas.
Por otro lado, es importante establecer políticas y procedimientos corporativos, y comunicar el plan brindando capacitación a los empleados para que comprendan la importancia de tener un buen sistema de gestión de compliance.
Finalmente, se debe hacer un mantenimiento de rutina de forma constante. Por lo anterior, el gerente o encargado del sistema de gestión de compliance debe estar en la capacidad de mantenerse al día con los estándares, y asegurarse de que todos los empleados comprendan el sistema y sus requisitos.
Además, las organizaciones deben estar en la capacidad de revisar los procesos y operaciones, registrar y corregir cuando se cometan violaciones de cumplimiento, e incluso, realizar auditorías periódicas de compliance.
Cómo usar Process Mining para la gestión de compliance
Una técnica excepcionalmente eficaz para gestionar el compliance es utilizar Minería de Procesos. Las auditorías anuales o trimestrales convencionales, suelen emplear únicamente una muestra de procesos ejecutados. La minería de procesos trabaja con el universo completo. Además, la minería de procesos permite la digitalización de auditorías que suelen ser altamente manuales.
De igual manera, con minería de procesos se pueden evaluar distintos niveles de cumplimiento, evaluar el riesgo asociado incluso en tiempo real. Una forma especialmente interesante es hacerlo comparando el proceso ideal definido mediante anotaciones BPMN y el proceso real o que efectivamente ha ocurrido. Esto es especialmente interesante porque se considera el orden en el que las actividades se han ejecutado: es decir, un test de riesgo o pasar un detector de metales en las fábricas de alimentación serán correctos desde el punto de vista de compliance si se efectúan en un momento determinado del flujo y no por el mero hecho de ejecutarse. Al realizarse con la muestra completa, la determinación y cuantificación del riesgo es inmediata, pudiéndose efectuar medidas correctivas antes de sanciones o reclamaciones.
Se estima que el 17% de las empresas no conocen los riesgos derivados del no cumplimiento, pero con los beneficios que ofrece el uso de herramientas como el process mining, las empresas reducen el riesgo de sanciones legales, pérdidas financieras o cualquier incumplimiento de los estándares y requisitos reglamentarios.
La compañía alemana Bayer, por ejemplo, implementó la minería de procesos en sus procesos de compliance para dar visibilidad a sus procesos de compras, ventas y logística. Bayer analizó las operaciones, el rendimiento y los indicadores de riesgo en todos los sistemas y países de la empresa.
En síntesis, el process mining es una herramienta única de control y prevención del riesgo regulatorio y normativo.
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