Inverbis realizó recientemente un Webinar junto a DataSalus. En este espacio de aprendizaje expertos hablaron sobre la aplicación de la minería de procesos en el ámbito sanitario, para profundizar en sus ventajas, en los posibles aspectos de mejora y la forma en que esta solución puede optimizar las procesos en la gestión sanitaria.
En un primer espacio Gonzalo Martín, CEO de Inverbis, y John Wallace, responsable de desarrollo de negocio, explicaron brevemente qué es la minería de procesos y cuáles son las ventajas que ofrece de cara a optimizar y mejorar procesos de la industria sanitaria.
Una introducción a la minería de procesos
Durante su intervención, Wallace aseguró que la minería de procesos es un nuevo campo que abre muchas posibilidades de analizar en profundidad aspectos de la empresa.
Inició su intervención asegurando que los procesos son la manera con la que las empresas añaden valor a sus clientes, sus empleados y a sus accionistas. Los procesos son algo vivo, que está en constante evolución y que, al ser ejecutados por personas, están sujetos a variaciones.
Para Wallace, por su propia naturaleza, el ritmo de cambio de los procesos es demasiado rápido, lo que hace que exista un gap entre los procesos de negocio ideales y su ejecución en la práctica. Las consecuencias de dicha brecha de ejecución suele traducirse en ineficiencias, sobrecostes, pérdida de calidad o incremento de riesgo para el negocio.
¿Qué hace la minería de procesos o dónde se sitúa en este contexto? Fundamentalmente lo que permite es conocer la ejecución real del proceso en la empresa. Nos permite visualizar los procesos y hacer una representación de una ejecución real de los mismos, nos muestra las variantes del proceso, y responder a preguntas que pueden surgir.
La minería de procesos extrae de los sistemas la huella digital de los procesos. Permite tener una visión objetiva de lo que está ocurriendo en las actividades de la empresa. Cuando se ejecutan las actividades en las empresas, éstas dejan una huella que con ayuda del Process Mining se puede transformar en una representación del proceso con todas las variantes que implica.
¿Cómo se recoge dicha huella digital? Se necesita un registro de esos eventos, la mayor parte de los sistemas actuales tienen sus registros de eventos donde se van consignando las diferentes actividades que se realizan allí. Para que la minería de procesos pueda ejecutarse, se necesita un identificador de cada secuencia de acciones que componen el proceso completo, un sello de tiempo y las diferentes actividades que se ejecutan.
Además de esto, es posible añadir contexto a los diferentes eventos del proceso. Estos datos (o atributos) pueden ayudar en el análisis y a una mejor comprensión de los problemas. Mientras más atributos se tengan, más rico será el análisis que se puede realizar de lo que está sucediendo realmente.
¿Para qué se aplica la minería de procesos?
Existen cuatro grandes bloques de casos de uso para los que la minería de procesos es muy valiosa.
La primera y más obvia es la optimización de procesos, que permite hacer un análisis de las variantes y su duración, de las causas raíz de las desviaciones, identificar la carga de trabajo de las personas y recursos, y desde luego, hacer un análisis de tendencias.
La segunda es la automatización de procesos, con la que se puede hacer un descubrimiento de la actividad real, hacer una selección de variantes automatizables, analizar el impacto de coste y duración del conjunto del proceso, y revisar unas estadísticas de mejora.
En tercer lugar está la conformidad y control de riesgos, que permite conocer el grado de cumplimiento, hacer comparativas entre organizaciones, equipos, departamentos o regiones, asignar un grado de cumplimiento a las normas e identificar la ejecución de actividades y situaciones de riesgo.
Finalmente, el cuarto bloque de casos de uso de la minería de procesos es el de predicción y planificación. Este bloque permite a las empresas desarrollar modelos y bases de datos, anticiparse y planificar recursos, y predecir los posibles impactos que se puedan tener.
Potencial y casos de uso de la minería de procesos
La segunda intervención del Webinar contó con la participación de Manuel Lama, investigador de Process Mining y docente de la Universidad Santiago de Compostela.
Lama inició su ponencia hablando sobre las características de los procesos sanitarios, indicando que son procesos complejos que tienen una gran variabilidad debido a la gran cantidad de actividades que pueden ser ejecutadas; la ocurrencia de eventos imprevistos que es necesario atender, pues los procesos médicos deben adaptarse a los usuarios, y la ejecución de subprocesos.
En los procesos sanitarios el comportamiento infrecuente es muy importante, debido a que puede estar relacionado con ineficiencias en el proceso. Lo que se busca es conocer el comportamiento más frecuente, porque se habla de la gestión de pacientes, un elemento que tiene mucho valor.
Otra de las características más importantes es la posibilidad de facilitar la comprensión por parte de los profesionales de las analíticas descriptivas y predictivas generadas a través de las técnicas de minería de procesos.
En definitiva, de acuerdo a Lama, es necesario hacerle entender a los profesionales sanitarios qué es lo que está sucediendo en el proceso. Tanto las técnicas que se puedan utilizar como la forma en la que se le transmite la información son muy importantes en los procesos sanitarios. Además, es importante tener en cuenta que esos datos no solo pueden mostrarse de forma visual, sino que también se pueden complementar en lenguaje natural, de forma narrada.
Así mismo, entre las técnicas que se utilizan para transmitir la información a los profesionales sanitarios también está la descriptiva, lo que significa que debe ser explicativa y predictiva.
Teniendo estas características en cuenta, Lama presentó cuatro procesos sanitarios en los que han estado trabajando. Dentro de los casos de uso expuestos, el experto presentó la gestión de pacientes con estenosis aórtica. Este tipo de pacientes fundamentalmente en su tratamiento deben tomar una gran decisión: se operan o no lo hacen.
El objetivo de este proceso no solo es facilitar las decisiones médicas o la gestión integral de los pacientes para decidir si reciben cirugía cardíaca u otro tratamiento menos invasivo, sino también reducir los tiempos desde que el paciente se incluye en el programa hasta que se hace la cirugía o desiste.
Las actividades que se realizan para ello son pruebas que se le hacen a los pacientes y actividades consultas llevadas a cabo por profesionales sanitarios. Desde luego también se sigue un protocolo que se ve afectado por eventos no previstos, como hospitalización o entrada a urgencias, y por retrasos en las pruebas.
¿Cómo se informa a los médicos o cómo se complementa la información? Se puede complementar con la generación automática de descripciones sobre lo que le ocurre a los pacientes. Se le puede presentar tanto el gráfico con la información, como el texto para que pueda comprender mejor el proceso.
En una investigación se le dio a los profesionales de salud las dos opciones, y el resultado fue que prefieren la descripción sobre la gráfica.
De la teoría a la práctica: aplicando la minería de procesos al ámbito sanitario
Para finalizar el Webinar, Mateo Ramos, cofundador de DataSalus, explicó cómo se pueden analizar los procesos del entorno sanitario con la plataforma de Inverbis.
En este caso puntual, seleccionaron el proceso de elaboración de nutrición parental, un proceso de gran importancia. Ramos expuso una imagen de una experiencia real, donde se utilizaron unas bolsas de nutrición parental, que eran una infusión de alimentos ideales para aplicar por vía intravenosa con el objetivo de corregir o prevenir la desnutrición.
Como decía Manuel Lama, una de las dificultades o características de los procesos sanitarios es que van a tener un número de actividades bastante elevado y además una variabilidad muy grande.
Por lo anterior, el ejemplo utilizado en este Webinar, se simplificó considerablemente.
Este proceso, que en la práctica bien puede tener cien actividades, sobre todo en lo que se refiere a la adición de componentes a las bolsas, lo simplificaron en catorce, dejando ver lo que serían la sucesión de actividades ideales, si se viviera en un mundo perfecto.
Antes de analizar el proceso, Ramos identificó tres grandes dimensiones: las características temporales, que incluye el tiempo de ejecución ideal, el tiempo máximo deseado y los tiempos de caducidad; el descarte de preparaciones, donde se analiza cuáles son los motivos y cuál es la ocurrencia; y finalmente, se analizan las no conformidades.
Durante el ejercicio, Ramos utilizó diferentes filtros para explorar las variantes del proceso, indagando sobre las infinitas posibilidades y predicciones que ofrece la herramienta, para analizar los alcances de la misma, y visualizar todas las posibilidades que ofrece al personal sanitario.
Si quieres acceder al webinar completo y a otros cursos disponibles, entra en Inverbis Skillshare y regístrate.
Si quieres conocer más sobre nuestra solución y cómo aplicamos process mining para la mejora de procesos, puedes hacer clic en este enlace para registrarte y solicitar tu demo.
