Una vez identificamos qué tipo de procesos son relevantes para nuestra organización y determinamos aquellos a optimizar, siempre surge la cuestión de dónde encontrar los datos que nos permitan llegar a realizar ese análisis. En general, el departamento de TI podrá orientarnos y ayudarnos a extraer los datos (si estos se recogen digitalizados), pero existen una serie de situaciones bastante frecuentes que nos permiten centrar el tiro.
Por ejemplo, si se trata de procesos ya automatizados mediante una herramienta RPA o similar, la respuesta es sencilla: en su base de datos. Del mismo modo, si nuestro target son procesos relacionados con la gestión de incidencias TI y disponemos de herramientas ITIL como ServiceNow o EasyVista, podemos acceder a sus bases de datos o directamente extraer los datos de los procesos asociados desde dichas herramientas.
Otra situación bastante común se da cuando los datos se recogen con herramientas ad-hoc. En este caso es normal que la información sobre los eventos del proceso se encuentre repartida entre distintas tablas o distintas bases de datos. En ese caso, será necesario crear una nueva vista o tabla que asocie el identificador de caso de ejecución con las actividades ejecutadas y el sello de tiempo en el cual tuvieron lugar.
Por último, cabe la posibilidad de que los datos se recojan de forma manual y puedan ser digitalizados a través de un software de ofimática como Excel. La sencillez de la estructura de tablas que requiere minería de procesos permite que esto no suponga un obstáculo a la hora de aplicar esta técnica de análisis.
