Los bucles en la gestión de incidencias pueden generar importantes retrasos y pérdida de recursos en las empresas. ¿Sabías que una incidencia puede moverse entre departamentos sin resolverse y volver al punto de partida? Este problema, común en muchos entornos operativos, afecta la eficiencia y aumenta los tiempos de respuesta.
¿Qué es un bucle en la resolución de incidencias?
En el contexto de la gestión de incidencias, un bucle ocurre cuando un problema se transfiere entre varios departamentos sin resolverse, lo que resulta en retrasos y pérdida de recursos. Este fenómeno se puede dar debido a falta de coordinación, procesos ineficaces o una mala asignación de responsabilidades. Con la ayuda de Inverbis, puedes identificar estos bucles y solucionarlos antes de que afecten seriamente el rendimiento de tu empresa.
Ejemplo: Un bucle entre Operaciones y Calidad
Imaginemos el siguiente escenario: el departamento de Operaciones y Compensaciones envía una incidencia al área de Calidad, esperando que allí se solucione. Sin embargo, Calidad devuelve la incidencia nuevamente a Operaciones. Como resultado, se produce un retraso de 4 días en resolver el problema, afectando la eficiencia general del proceso. Descubre más sobre este ejemplo en este video.
Este tipo de bucle es fácil de pasar por alto si no cuentas con las herramientas adecuadas para monitorizar los flujos de trabajo.
El impacto de los bucles en la eficiencia operativa
Los bucles no solo generan demoras, sino que también tienen otros efectos negativos:
- Pérdida de tiempo: Cada ida y vuelta de una incidencia añade días o incluso semanas al tiempo total de resolución.
- Uso ineficiente de recursos: Al involucrar a múltiples departamentos innecesariamente, se desperdician recursos valiosos en resolver un problema que podría haberse gestionado de manera más eficiente.
- Insatisfacción del cliente: Los retrasos en la resolución de incidencias pueden tener un impacto directo en la satisfacción de los clientes, ya que las respuestas se demoran más de lo previsto.
¿Cómo evitar estos bucles con Inverbis Analytics?
Con Inverbis Analytics, puedes detectar fácilmente estos bucles utilizando la minería de procesos. Al analizar el flujo de trabajo de las incidencias, puedes visualizar los ciclos y transferencias entre departamentos, lo que te permite tomar decisiones informadas para reducir los tiempos de resolución.
¿Qué bucles estás pasando por alto en tu empresa?
La identificación de bucles es solo el comienzo. Pregúntate: ¿Qué otros procesos dentro de tu empresa podrían estar sufriendo retrasos innecesarios? Con una herramienta de minería de procesos, puedes descubrir áreas de mejora en toda tu operación, optimizando no sólo la gestión de incidencias, sino otros aspectos críticos de tu negocio.
